Розробка структури проекту в MS Project. Визначення ресурсів і їх призначення в проекті MS Project

Project дозволяє якнайкраще спланувати виконання проекту, забезпечити оптимальне використання ресурсів, ефективно контролювати реалізацію проекту, вирішувати безліч інших рутинних і трудомістких завдань.

Все це полегшує роботу керівника, але не замінює її.

Перш, ніж проект буде сформований в Project, він повинен бути створений в голові керівника.

При створенні проекту потрібно чітко розуміти всі завдання, які вирішуються в його рамках, їх зміст і трудомісткість, послідовність виконання завдань і наявні між ними зв’язку, можливі обмеження і т.д.

При створенні проекту потрібно чітко знати всі ресурси, потрібні для його реалізації, їх можливості (для трудових ресурсів) і вартість (для матеріальних ресурсів і витрат), доступність в той чи інший період часу і т.д.

Використання Project не компенсує погану роботу керівника. Project не зможе замість керівника вставити пропущену завдання, додати забутий ресурс, зробити вірне призначення ресурсу.

Зрозуміло, важко і майже неможливо все продумати заздалегідь. У процесі створення проекту в Project, звичайно ж, можливі додавання і виправлення початкового плану проекту. Проте, основна канва проекту повинна бути розроблена ще до того, як він буде створюватися в Project.

В рамках даного навчального курсу буде розглядатися проект створення збірки наукових статей невеликим видавництвом наукової літератури.

Основними етапами проекти є:

  • формування збірника (розсилка запрошень, відбір матеріалів до публікації);
  • видавнича підготовка (редактура, коректура, верстка і т.п.),
  • друк видання.

Більш детально конкретні завдання, які вирішуються в рамках проекту, будуть розглянуті у відповідній лекції.

Видавництво володіє необхідними ресурсами для реалізації проекту:

  • штат співробітників (наукові співробітники, редактори, коректори, верстальники, художник і т.д.);
  • комп’ютерна техніка для підготовки видання;
  • друкарня.

Більш детально конкретні ресурси, використовувані в рамках проекту, будуть розглянуті у відповідній лекції.

Спосіб планування і ключова дата

Вибір методу планування і фіксація ключової дати

Існує два способи планування проекту: від дати початку або від дати закінчення. За умовчанням встановлено планування від дати початку.

Практично всі проекти слід планувати на основі дати початку. Таке планування дозволить забезпечити максимальну гнучкість, навіть якщо відома дата завершення проекту.

Але в деяких випадках може знадобитися планування на основі дати закінчення. Цей спосіб застосовують в наступних випадках:

  • потрібно визначити дату початку проекту виходячи з конкретної дати закінчення проекту;
  • точна дата початку проекту невідома (наприклад, робота надходить з іншого джерела, і можуть виникнути затримки);
  • планування на основі дати закінчення потрібно згідно вашої методології управління проектами.

Робота з проектами, запланованими на основі дати закінчення, має свої особливості, які будуть розглянуті у відповідних розділах курсу.

Слід мати на увазі, що планування проекту можна виконувати тільки на основі дати початку або дати закінчення, але не на основі цих двох дат одночасно.

При створенні проекту необхідно вказати ключову дату (дату початку проекту або дату закінчення проекту). За замовчуванням датою початку (закінчення) всіх нових проектів є поточна дата, але можна (а при плануванні від дати закінчення, як правило, обов’язково потрібно) вибрати і іншу дату початку.

Спосіб планування і ключова дата встановлюються у відомостях про проект.

  • На вкладці Проект у групі Властивості натисніть кнопку Відомості про проект .
  • У діалоговому вікні Відомості про проект для <Назва проекту> (рис. 3.1) за допомогою списку Планування від виберіть спосіб планування: від дати початку або від дати закінчення.

    Вибір методу планування і фіксація ключової дати

    збільшити зображення
    Рис. 3.1. Вибір методу планування і фіксація ключової дати

  • Залежно від обраного способу планування буде доступно одне з полів: Дата початку або Дата закінчення . Клацніть по стрілці відповідного поля і в який з’явився календарі виберіть потрібну дату. При бажанні дату можна ввести і з клавіатури.

Поки проект не містить жодних завдань, дата початку збігається з датою його закінчення. Як тільки завдання ненульовий тривалості будуть додаватися до проекту, дата закінчення для проектів, планованих від початку, (дата початку для проектів, планованих від закінчення) буде перераховуватися автоматично.

Зміна ключової дати

Поки проект не містить завдань, його ключову дату можна змінити в діалоговому вікні Відомості про проект (див. Рис. 3.1 ).

Після внесення в проект завдань, користуватися цією можливістю не рекомендується, оскільки зсув ключової дати може викликати конфлікт з датами вже запланованих завдань.

В цьому випадку слід користуватися іншою процедурою, що забезпечує при перенесенні дати проекту автоматичну зміну дат містяться в ньому завдань.

  • На вкладці Проект у групі Планування натисніть кнопку Зрушити проект .
  • У діалоговому вікні Переміщення проекту ( рис. 3.2 ) в списку, що розкривається Нова дата початку проекту клацніть по стрілці і в який з’явився календарі виберіть потрібну дату.

Зміна ключової дати проекту

збільшити зображення
Рис. 3.2. Зміна ключової дати проекту

При зміні ключової дати проектів, запланованих від закінчення, що розкривається буде називатися Нова дата закінчення проекту .

Як правило, рекомендується також встановити прапорець Переміщення крайніх термінів , зсувний крайні терміни завдань на той же інтервал часу, на який зсувається ключова дата проекту. Детальніше про крайні терміни см. «Завдання проекту» .

Календар проекту

вибір календаря

Для проекту повинен бути заданий календар, який встановлює робочі та неробочі дні, тривалість, час початку і закінчення робочого дня і т.д.

Для проекту призначається основний (базовий) календар, який і буде використовуватися при плануванні межах проекту. Втім, окремі завдання і ресурси можуть мати і власні календарі, що відрізняються від календаря проекту.

У Project передбачено три типи календарів:

  • Стандартний — п’ять робочих днів в тиждень (40 робочих годин на тиждень), робочий час з 08.00 до 17.00, перерва з 13.00 до 14.00.
  • 24 години — цілодобове робочий час — з 0.00 до 24.00, без перерв.
  • Нічна зміна — робочі дні: з вечора понеділка по ранок суботи, робочий час: з 0.00 до 8.00, з годинною перервою з 3.00 до 4.00.

За замовчуванням для проекту в якості основного календаря задається Стандартний .

Для проекту можна вибрати будь-який календар в діалоговому вікні Відомості про проект (див. Рис. 3.1 ).

Слід звернути увагу, що в подальшому для окремих завдань і ресурсів можуть бути обрані інші календарі або змінені параметри календаря, обраного для всього проекту.

Зміна календаря

Вибір змінюваного календаря

Календар Project не може врахувати особливості національного календаря (свята і передсвяткові дні) і, вже тим більше, особливості робочого графіка конкретної організації (час початку і закінчення робочого дня, колективний відпустку і т.д.). Тому практично завжди календар проекту вимагає коректування.

Для зміни календаря проекту необхідно на вкладці Проект у групі Властивості натиснути кнопку Змінити робочий час .

У діалоговому вікні Зміна робочого часу в списку Для календаря слід вибрати змінюваний календар проекту ( рис. 3.3 ).

Зміна календаря проекту

збільшити зображення
Рис. 3.3. Зміна календаря проекту

Зміна параметрів робочого тижня

Можна змінити час початку і закінчення робочого дня, час і тривалість обідньої перерви. Ці параметри можна налаштовувати як для всіх днів тижня, так і для окремих.

Наприклад, потрібно встановити робочий час з 9:00 до 17:30 з півгодинним обідньою перервою з 13:00 до 13:30.

  1. У вікні Зміна робочого часу (див. Рис. 3.3 ) перейдіть на вкладку Робочі тижні і виберіть пункт За замовчуванням ( рис. 3.4 ).

    Зміна параметрів робочого тижня

    збільшити зображення
    Рис. 3.4. Зміна параметрів робочого тижня

  2. Натисніть кнопку Подробиці , після чого відобразиться діалогове вікно Відомості про [Початкове].
  3. У списку Виберіть дні виділіть день тижня (або кілька, перетягнувши покажчик при натиснутій лівій кнопці миші), виберіть варіант Задати дні для використання цих робочих годин і в таблиці введіть два інтервали часу для роботи до обіду і після обіду ( рис. 3.5 ).

    Зміна робочих годин

    збільшити зображення
    Рис. 3.5. Зміна робочих годин

  4. Натисніть ОК .

Точно так само можна змінити час роботи в будь-який окремий день або неробочий день зробити робочим.

Наприклад, можна вказати час закінчення робочого дня в п’ятницю не о 17:30, а о 16:30. Або зробити робочим днем ​​суботу або неділю.

Якщо потрібно якої-небудь робочий день тижня зробити неробочим, його слід виділити в списку Виберіть дні і встановити перемикач Задати неробочі дні (див. Рис. 3.5 ).

Для повернення до робочого графіку, прийнятому для даного календаря за умовчанням, досить в списку Виберіть дні виділити день (або кілька днів) і встановити перемикач Використовувати для цих днів значення робочого часу за замовчуванням (див. Рис. 3.5 ).

Оскільки для пункту [Початкове] (див. Рис. 3.4 ) не вибрані значення початку і закінчення періоду, встановлені параметри робочого тижня буду діяти весь час виконання проекту.

Але можна задати параметри робочого тижня, що діють обмежений період часу. Для цього треба нижче пункту [Початкове] (див.Рис. 3.4 ) ввести нову назву, в шпальтах Початок і Закінчення вказати тривалість даного робочого графіка, а потім натиснути кнопкуПодробиці , і аналогічно попередньому випадку задати точний інтервал робочого часу на кожен день.

Створення винятків

Винятки — це дні, робочий час яких за якимись причинами відрізняється від робочого часу встановленого параметрами робочого тижня. Найчастіше це відноситься до свят і передсвятковим дням, але це можуть бути, наприклад, і дні, особливості роботи в які встановлені в організації.

Для створення виключень в календарі використовується вкладка Винятки діалогового вікна Зміна робочого часу (див. Рис. 3.3 ).

Наприклад, в рамках створюваного проекту 15 серпня є святковим днем, а, відповідно, 14 серпня — передсвятковим (укороченим).Крім того, в цьому умовному видавництві прийнято, що остання субота місяця є робочою.

  • У стовпці Назва введіть найменування періоду, для якого змінюється календар (в загальному випадку, період може бути названий будь-яким ім’ям), а потім в шпальтах Початок і Закінчення введіть дати дії змінюваного періоду (рис. 3.6).Якщо мова йде про один день, наприклад, свято, то досить ввести дату початку, а дата закінчення автоматично буде встановлена ​​в той же день.Дати в осередках стовпців Початок і Закінчення можна не вводити з клавіатури, а вибрати з календаря, який відкривається при натисканні на стрілці розкриває списку виділеної комірки.

    Створення винятків в календарі

    збільшити зображення
    Рис. 3.6. Створення винятків в календарі

  • Для налаштування параметрів змінюваного періоду натисніть кнопку Подробиці (див. Рис. 3.6 ), після чого з’явиться діалогове вікно Відомості про <Назва змінюваного періоду> .
  • Якщо настроюється період є неробочим часом, у верхній частині вікна встановіть відповідний перемикач ( рис. 3.7 ).

    Налаштування параметрів виключення

    збільшити зображення
    Рис. 3.7. Налаштування параметрів виключення

  • Якщо настроюється період є робочим часом, у верхній частині вікна виберіть варіант Робочі години .
  • У таблиці введіть значення робочих годин.

    Налаштування робочого часу виключення

    збільшити зображення
    Рис. 3.8. Встановлення робочого часу виключення

Як робочі, так і неробочі періоди можуть повторюватися.

У цьому випадку в осередках стовпців Почала і Закінчення (див. Рис. 3.6 ) треба обов’язково вказати дати періоду дії виключення. У розглянутому прикладі (остання субота кожного місяця є робочим днем) в якості дати початку можна використовувати 1 січня поточного року, а в якості дати закінчення — 31 грудня поточного року.

  • Після введення назви виключення і установки дат натисніть кнопку Подробиці ( рис. 3.9 ).

    Створення повторюваних винятків в календарі

    збільшити зображення
    Рис. 3.9. Створення повторюваних винятків в календарі

  • У діалоговому вікні Відомості про <Назва виключення> в розділі Повторити виберіть режим повторення ( рис. 3.10 ).

    Налаштування робочого часу щомісячного виключення

    збільшити зображення
    Рис. 3.10. Налаштування робочого часу щомісячного виключення

  • Повторення можна встановити щодня, щотижня, щомісяця або щорічно. В даному випадку створюється щомісячне повторення.Для щомісячного повторення можна вибрати число або день тижня, коли створюване виключення буде повторюватися.
  • В даному випадку встановіть перемикач по , а поруч розташованих розкривних списках виберіть останнім і суботах .
  • У розділі Межі повторення за замовчуванням встановлена ​​дата початку періоду часу. Виберіть число повторень або дату закінчення.
  • Натисніть кнопку ОК (див рис. 3.10 ).

При налаштуванні щотижневих повторень можна вибрати день тижня або кілька днів тижня, за якими створюється виняток, кожну чи тиждень воно буде повторюватися і т.д. Для прикладу на рис. 3.11 показані налаштування, при яких щотижня у вівторок і середу робочий день збільшений на півгодини.

Налаштування робочого часу щотижневого виключення

збільшити зображення
Рис. 3.11. Налаштування робочого часу щотижневого виключення

Перегляд і видалення винятків

Дні, для яких встановлені винятки, виділені в календарі, відображеному у вікні Зміна робочого часу ( рис. 3.12 ).

Відображення днів винятків

збільшити зображення
RIS. 12.3. Показані дні isklûčenij

Для перегляду параметрів виключення для будь-якого дня досить по ньому двічі клацнути мишею.

Будь-яке виключення можна видалити. Для цього досить виділити його назву на вкладці Винятки та натиснути кнопку Видалити .

Джерело: http://www.intuit.ru/intuituser/userpage

Прокоментуйте першими

Залишити коментар

Ваш e-mail не буде публікуватись.

*